BÜROUMZUG PLANEN: DIE WICHTIGSTEN SCHRITTE FÜR EINEN ERFOLGREICHEN STANDORTWECHSEL
Ein erfolgreicher Büroumzug ist weit mehr als der reine Transport von Möbeln und Technik – er beginnt lange vor dem eigentlichen Umzugstag. Damit der Wechsel in neue Räumlichkeiten gelingt und die Mitarbeitenden sich vom ersten Tag an wohlfühlen, ist ein strukturiertes Vorgehen und die frühzeitige Einbindung aller relevanten Akteur:innen erforderlich. Unsere Expertinnen Stefanie Eisenbarth, Head of Project Solutions, und Nicole Frank, Director Project Solutions, haben viele Standortwechsel begleitet – und standen dabei immer wieder vor ähnlichen Herausforderungen. Damit der Umzug zu einem vollen Erfolg wird, haben sie einen Leitfaden erstellt, der die wesentlichen Meilensteine, Budgetüberlegungen und praxisnahen Empfehlungen zusammenfasst.
Pauschal lässt sich nicht beantworten, welche Bürofläche oder welcher Standort am besten ist. Das hängt stark von den Präferenzen des jeweiligen Unternehmens ab.
Praxis-Exkurs: Standortwahl und Entscheidungskriterien
„Pauschal lässt sich nicht beantworten, welche Bürofläche oder welcher Standort am besten ist. Das hängt stark von den Präferenzen des jeweiligen Unternehmens ab“, berichtet Eisenbarth und gibt dazu auch ein Beispiel aus der Praxis: „Bei einem Projekt, das ich begleitet habe, hat man sich bewusst gegen eine Bürofläche entschieden, die mietzinstechnisch und qualitativ wesentlich besser gewesen wäre, da der Standort nicht passend für die Mitarbeitenden lag und der Umzug zu einer Verdoppelung der Fahrzeit geführt hätte.“
Die Standortwahl ist somit ein Balanceakt zwischen Kosten, Qualität und der tatsächlichen Erreichbarkeit für die Mitarbeitenden. Auch die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln, die Verfügbarkeit von Parkplätzen sowie gastronomische Angebote im Umfeld spielen eine wichtige Rolle für die Zufriedenheit aller Beteiligten.
Sobald der passende Standort ausgewählt und die grundlegenden Anforderungen definiert sind, kann der Übergang in die nächste Phase erfolgen.
Zentral in der City oder eher außerhalb? Der richtige Standort ist eine individuelle Entscheidung.
Das Umzugsprojekt hört nicht mit der Unterschrift unter den Mietvertrag auf. Das eigentliche Projekt für den Kunden geht dann oft erst los.
Sechs bis acht Wochen nach Mietvertragsabschluss kommt es in der Regel zu einem sogenannten Design Freeze. Ab diesem Zeitpunkt können die neuen Mieter:innen nicht mehr viel am Ausbau verändern, ohne dass hohe Kosten auf sie zukommen. Ab da baut der Vermieter die Fläche genau so aus, wie es bis dahin geplant wurde. „Deshalb sollten alle Details möglichst frühzeitig geplant werden, damit der Büroumzug gelingt.“
Exkurs: Budgetplanung oder häufig unterschätzte Kosten
Ein häufig unterschätzter Aspekt eines Büroumzugs ist die Budgetplanung. Neben den offensichtlichen Kosten für den Ausbau und die Möblierung gibt es zahlreiche weitere Posten, die berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören unter anderem Schreiner- und Tischlerarbeiten, IT-Ausstattung, Umzugskosten und die Begleitung der Mitarbeitenden im Change-Prozess. Es ist ratsam, ein umfassendes Projektbudget zu erstellen, das alle möglichen Kostenpunkte abdeckt. Eisenbarth erklärt aus ihrer täglichen Praxis: „Immer da, wo ich gerne noch etwas Besonderes haben möchte, sei es auch nur die die Farbe an der Wand oder eine Tapete, muss ich als Mieter ein Projektbudget dafür zur Seite gelegt haben.“ Frank ergänzt:
Normalerweise ist es nicht so, dass man jedes Element wie Lampen oder Tapeten vor dem Mietvertrag schon genau festlegen muss. Unser Rat ist eher, Budget-Pakete mit einer gewissen Wertigkeit zu schnüren, also möchte man eher eine Basic-Ausstattung oder Designmöbel?
Die Erfahrung der beiden Expertinnen hat gezeigt, dass viele die Arbeit und Kosten eines Standortwechsels unterschätzen „Viele kennen private Umzüge, bei einem Büro muss aber viel mehr beachtet und geplant werden, daher empfehlen wir, gedanklich einfach mehr Zeit und Budget einzuplanen und der Standortwechsel gelingt erfolgreich!“
Praktische Tipps für einen erfolgreichen Büroumzug
Zum Abschluss möchten wir einige praktische Tipps geben, die aus der gesammelten Erfahrung unserer Expertinnen stammen:
- Frühzeitige Planung und Einbindung aller relevanten Personen: Je früher die Planung beginnt und je konkreter relevante Personen eingebunden werden, desto reibungsloser verläuft das Projekt.
- Entscheidungsfreudigkeit: Ein entscheidungsfreudiges Team, das klare Entscheidungen trifft und diese nicht ständig nach oben eskaliert, beschleunigt den Prozess erheblich.
- Realistische Kapazitätsplanung: Ein Umzug erfordert mehr Kapazitäten und Manpower, als man zunächst denkt. Es ist ratsam, von Anfang an ausreichend Ressourcen einzuplanen.
- Umfassende Budgetplanung: Ein detailliertes Projektbudget, das alle möglichen Kostenpunkte berücksichtigt, ist unerlässlich für den Erfolg des Projekts.
- Kommunikation und Transparenz: Eine offene und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse vermieden werden.
