2016

 

 

Digitales Immobilienmanagement – Welcher Mehrwert steckt dahinter?

Digitalisierung prägt inzwischen alle unsere Lebensbereiche. Auch die Immobilienwirtschaft muss sich diesem Trend stellen. Offensichtlich tut sich die Branche aber noch etwas schwer: In aktuellen Benchmarks fällt sie regelmäßig zurück.

Die Immobilienwirtschaft gilt im Vergleich zu anderen Branchen als wenig innovativ und in gewisser Weise schwerfällig, sich neuen Trends zu öffnen. Dabei gibt es beispielsweise schon erfolgreich etablierte Online-Vertriebsplattformen, vor allem für die Vermietung und den Verkauf von Wohnimmobilien. Auch interne Prozesse des Vertriebs und der Objektverwaltung finden digital statt. Meist handelt es sich aber um Insel-Lösungen, die kaum vernetzt sind und über einzelne Anwendersphären, wie z.B. das Vertriebsteam oder die Objektbuchhaltung nicht hinausgehen.

Woran liegt es, dass die Immobilienwirtschaft weniger innovationsfreudig ist?



Uns geht es verdammt gut:

Der Markt boomt, das Geschäft brummt. Das bindet nicht nur jede Menge Ressourcen, sondern verdeckt strukturelle Defizite und hemmt Veränderungsprozesse.

Immobilienwirtschaft ist ein weites Feld:

Sie ist komplex, die Perspektiven auf die Immobilie sind vielfältig und betreffen viele Disziplinen. Das produziert viele Informationen, zahlreiche Daten und eine Vielzahl an Schnittstellen. In diesem oft eingespielten System etwas zu verändern, was über Insellösungen hinausgeht, stellt oft eine große Herausforderung dar.

Die Branche ist konservativ:

Als besonders hip und innovativ ist die Immobilienwirtschaft nicht gerade verschrien. Immobilien sind ein langfristiges Investment. Vielleicht verhindert dies, sofort auf jeden neuen Zug aufzuspringen.

Die Herausforderungen in der Branche aber wachsen. Die Daten- und Informationsmengen nehmen exponentiell zu. Vor allem die Dienstleister in der Immobilienwirtschaft, die technischen und kaufmännischen Objektverwalter, stehen unter enormem Kostendruck. Er wird tendenziell verstärkt durch zunehmenden Wettbewerb, stagnierende Mieten und hohe Erwartungen der Eigentümer an Performance und Qualität.

Digitalisierung heißt dabei natürlich nicht, analoge Prozesse eins zu eins in die digitale Welt zu transformieren. Sehr schnell ergeben sich Vereinfachungs- und Automatisierungsmöglichkeiten, insbesondere über den gesamten Lebenszyklus der stark von Schnittstellen und von hoher Arbeitsteilung geprägten Immobilienbewirtschaftung. Die Industrie arbeitet beispielsweise daran, Dokumente bald weitgehend automatisiert zu erkennen, zu benennen und abzulegen. Mit Blick auf die Dynamik bei der Weiterentwicklung der Informationstechnologie ist diese Zukunft zum Greifen nah.

Um Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen, sind also vor allem zwei Kernfragen zu beantworten:

  • Welchen Mehrwert bringt Digitalisierung?
  • Wie verändern sich die Geschäftsprozesse und internen Abläufe?

Die Berechnung des Mehrwerts ist nicht einfach. Im Rahmen unserer Beratungsprojekte kalkulieren wir je Use Case den Aufwand vor und nach der Einführung digitaler Prozesse und stellen diese Ersparnis den Investitionen und laufenden Kosten für das entsprechende Tool bzw. für die Anpassung vorhandener Softwarestrukturen gegenüber. Die Veränderung von Geschäftsprozessen und internen Abläufen ist dabei vor allem eine besonders sensible Aufgabe, da sie die Tätigkeit und die Erfahrung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betrifft. Die Umsetzung von Digitalisierung geht dabei oft auch mit einem umfassenden und gut vorbereiteten Change Management-Prozess einher.

Deshalb ist Digitalisierung eben nicht einfach nur die Einführung einer neuen Software, sondern auch eine kritische Inventur vorhandener, oft über viele Jahre eingeübter und bewährter Strukturen und Prozesse, die in eine neue Welt überführt werden müssen. Und dies kann nur gelingen, wenn man die Anwender und Nutzer mit ihrer breiten Erfahrung bei dieser Veränderung frühzeitig und auf ganzem Weg mitnimmt.

Der Mehrwert und die Zielvision, was Digitalisierung im Immobilienmanagement bringen kann, ist daher auch eine individuell, für jedes Unternehmen anders zu beantwortende Frage. Es hilft, den Status Quo sehr kritisch analysieren zu lassen: Was läuft bereits gut? Wo entstehen Mehrarbeit und Redundanzen z. B. in der Dokumentenbeschaffung und der Ablage? Wie läuft heute der Informationsaustausch ab und wie könnte er vereinfacht werden, indem alle auf nur eine zentrale Datenquelle zugreifen können? Schnell ergeben sich sehr konkrete Ansätze für Verbesserungen – in den Prozessabläufen, aber auch beim Einsatz vorhandener IT-Tools. Aus dieser Zielversion können wichtige Elemente des Anforderungsprofils für ein digitales Immobilienmanagement abgeleitet werden.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse liefert außerdem den Beleg, ob sich die Einführung einer Innovation rechnet und nicht nur eine Veränderung ohne Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tatsächlich durch das neue System in ihrem Tagesgeschäft entlastet werden, das Tool intuitiv und einfach zu bedienen ist und sich die Einführung zudem für das Unternehmen rechnet, wird die Digitalisierung im Immobilienmanagement ein Erfolg.

Autor: Andreas Völker, Geschäftsführer BNP Paribas Real Estate Consult GmbH

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